I.      Zasady ogólne:

1.   DPiOWA w ramach swojej działalności zajmuje się promowaniem działalności dydaktycznej i artystyczno-naukowej Uczelni oraz wsparciem organizacyjnym i promocyjnym wydarzeń realizowanych w zakresie dyscyplin sztuk muzycznych i sztuk wizualnych.

2.     DPiOWA udziela wsparcia promocyjnego i organizacyjnego na podstawie przesłanego formularza Karta Zgłoszenia Wydarzenia (Załącznik nr 1).

3.     Karta Zgłoszenia Wydarzenia powinna być uzupełniona w formie edytowalnej, umożliwiającej skopiowanie przesłanych materiałów. Karta Zgłoszenia Wydarzenia w wersji edytowalnej dostępna jest na stronie Uczelni.

4.     DPiOWA nie zajmuje się obsługą administracyjną wspieranych organizacyjnie Wydarzeń.

5.     Zgłoszenie z kompletem informacji o Wydarzeniu należy przesłać na adres e-mail Kierownika DPiOWA: maciej.mizgalski@akademiasztuki.eu (oraz do wiadomości właściwego Dysponenta Budżetu oraz właściwego Prorektora), co najmniej 1 miesiąc przed datą rozpoczęcia w przypadku dużych Wydarzeń (np. festiwale, wystawy, konferencje, koncerty, koncerty symfoniczne i chóralne itp.) oraz co najmniej 10 dni w przypadku pozostałych (np. recitale, dyplomy itp.).

6.     Decyzję o zakresie wsparcia promocyjnego i organizacyjnego podejmuje Kierownik DPiOWA drogą e-mailową w ciągu 3 dni roboczych od wpływu Zgłoszenia.

7.     Zgłaszającym Wydarzenie może być student/studentka lub/i pedagog/pedagożka jako Kierownik projektu. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za poprawne rozliczenie projektu, skompletowanie niezbędnych dokumentów, a także przygotowanie i wysłanie do DPiOWA potrzebnych do promocji i organizacji wydarzenia materiałów.

8.     Zgłaszane Wydarzenie musi uzyskać uprzednio merytoryczną zgodę na jego realizację przez właściwego Dysponenta Budżetu. Merytoryczna akceptacja jest jednoznaczna z przyznaniem określonej kwoty na realizację Wydarzenia.

9.     Jeśli Wydarzenie organizowane jest we współpracy z innym podmiotem zewnętrznym, konieczne jest zawarcie stosownej umowy partnerstwa/ współorganizacji regulującej zakres współpracy, zaangażowania AS i obowiązki stron. Dział Promocji i Organizacji Wydarzeń  Artystycznych służy Kierownikowi Projektu wsparciem przy przygotowaniu projektu umowy.

10.  DPiOWA nie pokrywa żadnych zobowiązań finansowych i kosztów zgłaszanego Wydarzenia. W przypadku, gdy promocja lub organizacja Wydarzenia generuje koszty, środki finansowe muszą być zabezpieczone i potwierdzone zaakceptowanym wnioskiem budżetowym, oraz rozliczone po stronie jednostki organizującej Wydarzenie. Ostatecznie zaakceptowany przez Kwestora wniosek budżetowy powinien być załącznikiem do Zgłoszenia o którym mowa  w § 2 ust. 2.

II.    Promocja wydarzeń:

1.     Każdy przygotowany materiał promocyjny Wydarzenia musi być bezwzględnie opatrzony logotypem Akademii Sztuki w Szczecinie, zgodnie z wytycznymi zawartymi w Księdze Znaku oraz zgodnie z zasadami ujętymi w Regulaminie z korzystania z logotypu AS, dostępnym na stronie internetowej Uczelni.  

2.     W sytuacji, gdy jednostka organizacyjna AS przygotowuje materiały promocyjne we własnym zakresie, bądź zleca ich wykonanie podmiotowi zewnętrznemu, konieczne jest uzyskanie akceptacji przygotowanych materiałów i użycia logotypu AS przez wskazanego pracownika DPiOWA przed drukiem lub jakąkolwiek publikacją materiałów.

3.     Nawet jeśli Akademia Sztuki w Szczecinie nie jest głównym organizatorem wydarzenia, konieczne jest użycie logo Uczelni i akceptacja, o której mowa w punkcie 2 niniejszego paragrafu.

4.     Akceptację można uzyskać drogą mailową.

5.     W przypadku wydarzeń organizowanych przez AS, materiały promocyjne nie opatrzone logotypem Akademii Sztuki w Szczecinie, lub takie, które nie uzyskały akceptacji, o której mowa w tym paragrafie, nie będą publikowane, a wydarzenie promowane takimi materiałami może zostać odwołane.

6.     DPiOWA publikuje informacje promujące Wydarzenie na stronie internetowej Akademii oraz w serwisach społecznościowych Akademii Sztuki, według ustalonego harmonogramu. W przypadku potrzeby promowania Wydarzenia w innych mediach DPiOWA przekazuje informacje Rzecznikowi AS, który podejmuje decyzję w tej sprawie.

7.     DPiOWA zastrzega sobie prawo do skracania i edycji przesyłanych materiałów.

8.     DPiOWA zastrzega sobie prawo do nie publikowania przesłanych informacji o wydarzeniach, jeśli były przesłane po terminach wynikających z niniejszego Zarządzenia lub po terminie samego wydarzenia.

9.     DPiOWA nie publikuje w kanałach Uczelni relacji z wydarzeń, których Akademia Sztuki w Szczecinie nie jest Organizatorem lub współorganizatorem, na zasadach określonych w § 2 ust. 8.

10.  DPiOWA nie publikuje w kanałach Uczelni jakichkolwiek materiałów naruszających prawa autorskie osób trzecich. Uzyskanie zgody na publikację od autorów materiałów leży w obowiązkach Kierownika projektu.

11.  DPiOWA, w ramach Studia Graficznego AS, przygotowuje afisze Wydarzeń w formie elektronicznej oraz drukuje max. 3 egzemplarze w formacie A3 bez obciążania kosztami Zgłaszającego Wydarzenie. Bardziej złożone projekty generujące koszty (zaproszenia, foldery, broszury, itp.)  są przygotowywane i drukowane ze środków (budżetu) jednostki zgłaszającej Wydarzenie.

12.  O potrzebie przygotowania afisza wydarzenia należy napisać w Karcie Zgłoszenia Wydarzenia, będącej załącznikiem do niniejszego Zarządzenia, a także wysłać treść na afisz w wersji edytowalnej.

III.   Organizacja wydarzeń:

1.       DPiOWA wspiera organizacyjnie Wydarzenia w zależności od ważności, ilości równolegle wspieranych Wydarzeń, posiadanych zasobów osobowych oraz możliwości technicznych.

2.       W przypadku dużych i złożonych Wydarzeń (np. festiwale, konferencje, sympozja itp.) Zgłaszający Wydarzenie zobowiązuje się do zapewnienia pomocy studentów w jego obsłudze.

3.       W przypadku wydarzeń generujących koszty osobowe (np. obsługa techniczna, stroiciel, transport, itp.), stosowne środki powinny być zapewnione we wniosku budżetowym.

4.       O zapotrzebowaniu na wsparcie organizacyjne (np. techniczne) należy napisać w Karcie Zgłoszenia Wydarzenia, będącej załącznikiem do niniejszego Zarządzenia.

IV.            Promocja

1.     Akademia Sztuki w Szczecinie na swoich kanałach informacyjnych (strona internetowa, media społecznościowe, newslettery) promuje sukcesy wykładowców, studentów
i absolwentów Uczelni. Ma to na celu budowanie pozytywnego wizerunku Uczelni na zewnątrz, podnoszenia prestiżu Akademii Sztuki w Szczecinie, a także promocję rekrutacji.

2.     Akademia Sztuki w Szczecinie promuje:

a)     udział studenta/-tki, wykładowczyni/-cy, absolwentki/-ta w prestiżowych wystawach, festiwalach, koncertach, projektach zewnętrznych;
b)     indywidualne wystawy, pokazy i koncerty studentek/-tów, absolwentek/-tów i wykładowczyń/-ców;
c)     wygraną studenta/-tki, absolwentki/-ta, wykładowczyni/-cy w prestiżowych konkursach, przeglądach, festiwalach muzycznych i wizualnych;
d)     osiągniecia naukowe wykładowczyń i wykładowców;
e)     inne prestiżowe osiągnięcia artystyczne.

3.     Promocja planowana jest i realizowana na podstawie zgłoszenia mailowego na adres maciej.mizgalski@akademiasztuki.eu

4.       Promocja odbywa się na podstawie informacji mailowej, która powinna zawierać syntetyczny opis osiągnięcia/projektu/wydarzenia w języku polskim, materiały graficzne (zdjęcia, plakaty, dyplomy) wraz z uzyskaną przez zgłaszającego/zgłaszającą zgodą na wykorzystanie materiałów na potrzeby promocji i odpowiednim podpisem autorstwa oraz linki do stron internetowych potwierdzające zgłoszenie.

5.       Materiały powinny być wysłane maksymalnie na 7 dni po terminie wydarzenia.

6.       Wszystkie przesłane materiały przeznaczone do publikacji kanałami Akademii Sztuki w Szczecinie powinny spełniać wymogi protokołu WCAG 2.1 (edytowane pdf, opisy zdjęć).

7.       DPiOWA zastrzega sobie prawo do skracania, edycji, poprawiania i zmian w przesłanych materiałach, działając tylko i wyłącznie w celu efektywnej promocji Uczelni i budowania pozytywnego wizerunku AS na zewnątrz.

8.       DPiOWA podejmuje decyzję o terminach publikacji, uwzględniając ustalony wcześniej harmonogram i działając zgodnie z aktualną wiedzą na temat zasad promocji i social mediów.

9.       DPiOWA może poprosić o doprecyzowanie przesłanych treści lub przesłanie innych materiałów graficznych, jeśli te są niezrozumiałe lub nie nadają się do publikacji z przyczyn estetycznych lub technicznych.

10.    DPiOWA zastrzega sobie prawo do nie publikowania przesłanych treści ze względu na ich złą jakość techniczną, znikomy charakter promocyjny lub brak w zgłoszeniu istotnych elementów umożliwiających publikację w celach promocyjnych.

11.    W razie wątpliwości co do zasadności publikacji przesłanych materiałów, DPiOWA może zwrócić się z prośbą o weryfikację do Dziekanów Wydziałów lub odpowiedniego Prorektora AS.

§ 6

1.       Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2.       Traci moc Zarządzenie nr. 2/2021 Prorektora ds. Promocji i Rozwoju Akademii Sztuki w Szczecinie z dnia 29.01.2021 r.